Administratie
Hoe lang moet je je administratie bewaren?
De bewaarplicht in gewone taal: hoe lang, wat precies, en of je bonnetjes mag scannen.
Bewaartermijnen
- Je basisadministratie: grootboek, in- en verkoop, debiteuren en crediteuren7 jaar
- Facturen en bonnetjes (ontvangen en verstuurd)7 jaar
- Gegevens over onroerende zaken, zoals je bedrijfspand10 jaar
- Gegevens voor het btw-éénloketsysteem (OSS)10 jaar
Tot wanneer bewaren?
Bewaar je administratie over 2026 in elk geval tot en met 31 december 2033. Gegevens over onroerende zaken tot en met 31 december 2036.
Uitgaande van gegevens die in dat jaar zijn afgerond. Wat nog actueel is, zoals een lopend contract, bewaar je langer.
Wat bewaar je?
- Verkoopfacturen en inkoopfacturen, ook creditfacturen
- Bonnetjes en kassabonnen
- Bankafschriften
- Je grootboek, en je debiteuren- en crediteurenadministratie
- Contracten, offertes die tot een opdracht leidden en belangrijke correspondentie
- Je btw-aangiftes en aangiftes inkomstenbelasting
- Je urenregistratie, als je het urencriterium haalt
- Je kilometerregistratie, als je zakelijke ritten opvoert
Zo helpt Belasty
- Je bonnetjes fotografeer je met je telefoon; de foto staat bij de boeking
- Facturen, bankmutaties en boekingen staan op één plek, per jaar terug te vinden
- Je exporteert je hele administratie wanneer je wilt
Bron: Belastingdienst (Hoelang moet u gegevens bewaren?, Uw facturen bewaren) en artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen.
Vragen over de bewaarplicht
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
7 jaar. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken bewaar je 10 jaar, net als gegevens voor het btw-éénloketsysteem.
Wanneer begint de bewaartermijn?
Als een gegeven niet meer actueel is. Een factuur uit 2026 die in 2026 betaald en aangegeven is, bewaar je dus in elk geval tot en met 2033. Een contract dat nog loopt, blijft actueel en bewaar je langer.
Mag ik mijn bonnetjes scannen en het papier weggooien?
Ja, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is en je de gegevens binnen redelijke tijd kunt laten zien. De balans en de staat van baten en lasten zijn een wettelijke uitzondering: die bewaar je in hun oorspronkelijke vorm.
Moet ik digitale facturen afdrukken?
Nee. Je bewaart facturen in de vorm waarin je ze verstuurde of ontving. Een pdf-factuur sla je dus digitaal op.
Wat als ik stop met mijn bedrijf?
De bewaarplicht loopt gewoon door. Ook als je stopt, moet je je administratie 7 jaar (of 10 jaar) kunnen laten zien.
Mag het korter?
Voor gegevens buiten je basisadministratie kun je met je belastingkantoor een kortere termijn afspreken. Je basisadministratie bewaar je altijd 7 jaar.
Meer weten? Wat moet er op een factuur? · Boekhouden in Excel · Zzp'er worden
Nooit meer zoeken naar een bonnetje
Belasty bewaart je bonnen, facturen en bank op één plek. Probeer het 30 dagen gratis.